Einbinden von Nutzerzertifikaten in Outlook 2016/2019 unter Windows

Diese Anleitung beschreibt die Einbindung eines bereits auf dem Rechner installierten Nutzerzertifikats in Outlook 2016 unter Windows, um es dort zur Email-Signierung und Verschlüsselung nutzen zu können.

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie ganz oben im Menü "Datei" den Punkt "Optionen" (Abb. 1).
Wählen Sie dann im Fenster "Outlook Optionen" den Punkt "Trust Center" und dort "Einstellungen für das Trust Center..." (Abb. 2).

(Abb.1)
(Abb.2)


Im Fenster "Trust Center" (Abb. 3) wählen Sie den Punkt "E-Mail-Sicherheit". Aktivieren Sie hier den Haken bei "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen". Hierdurch werden neue Emails, die Sie schreiben, automatisch mit Ihrem Zertifikat signiert und damit den Empfängern die Echtheit der Mails bestätigt.
Klicken Sie dann auf den Punkt "Einstellungen".

(Abb.3)


Im sich nun öffnenden Fenster "Sicherheitseinstellungen ändern" (Abb. 4) wählen Sie durch Klicken auf die Buttons "Auswählen" aus Ihrem Zertifikatspeicher (Fenster "Windows Sicherheit", Abb. 5) jeweils ein Zertifikat aus, das zum Signieren bzw. zum Verschlüsseln Ihrer Mails verwendet werden soll. Im Normalfall wird das für beide Aufgaben dasselbe Zertifikat sein. Wenn Sie ein neues Zertifikat bekommen haben, weil Ihr altes abläuft, wählen Sie hier das neue Zertifikat aus - erkennbar am neueren Datum.

(Abb.4)
(Abb.5)


Schließen Sie nacheinander alle oben genannten Fenster durch Klicken auf "OK".

Menüsymbole integrieren

(Abb.6)

Um das Arbeiten mit Email-Signierung und -verschlüsselung zu vereinfachen, können sie nun optional die zugehörigen Menüsymbole in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren. Klicken Sie hierzu im Outlook-Menü "Start" auf "Neue E-Mail-Nachricht", öffnen Sie im Fenster der neuen Nachricht das Menü "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen" und wählen Sie hier den Punkt "Weitere Befehle" (Abb. 6).

Im sich nun öffnenden Fenster "Outlook-Optionen" wählen Sie bitte unter "Befehle auswählen" die Option "Alle Befehle". Dann fügen Sie nacheinander die Punkte "Nachricht digital signieren" und "Verschlüsseln" jeweils durch klicken auf "Hinzufügen" zur Symbolleiste hinzu und schließen das Fenster durch klicken auf "OK" (Abb.7).

(Abb.7)
(Abb.8)


Nun finden Sie im Fenster zum Erstellen neuer Emails die beiden neuen Symbole (Abb. 8). Das Signier-Symbol ist per Default aktiv (hellblau hinterlegt), da dies wie unter Abb. 3 erklärt so eingestellt wurde. Das Verschlüsselungssymbol (Schloss) ist inaktiv. Sie können nun durch Anklicken der Symbole für die aktuell in Erstellung befindliche Mail Signierung und Verschlüsselung wahlweise aus- oder einschalten.